Le Portail Partenaire vous permet de créer, pour chacun de vos partenaires (prestataires, clients finaux…), une page personnalisée à vos couleurs. Vous y partagez une sélection de Playbooks en lecture seule et un annuaire de certifications, sans jamais ouvrir l'accès au reste de votre espace Komin.
La gestion des pages partenaires est réservée aux Admins de l'organisation. Les Lecteurs et Contributeurs n'y ont pas accès.
Créer une page partenaire
Rendez-vous sur la page Pages partenaires.
Cliquez sur Créer une page partenaire.
Renseignez le nom de la page : c'est le nom affiché à vos partenaires.
Si vous le souhaitez, rattachez la page à une Entreprise Extérieure (voir ci-dessous).
Activez les blocs de contenu souhaités (Playbooks, Annuaire) et, si vous le souhaitez, personnalisez le branding.
Enregistrez : la page apparaît dans l'index avec le statut Brouillon tant qu'aucun partenaire n'y a été invité. Un lien unique est généré pour la page.
Gérer les Entreprises Extérieures
Une Entreprise Extérieure représente une société partenaire (sous-traitant, prestataire…) à l'échelle de votre organisation. Elle permet de rattacher chaque intervenant externe à une entreprise identifiée, plutôt qu'à une seule page, et d'éviter les doublons.
Créer une Entreprise Extérieure
Ouvrez les réglages de votre organisation, rubrique Entreprises Extérieures.
Cliquez sur le bouton de création et renseignez le Nom (obligatoire). Vous pouvez aussi indiquer le SIRET, l'adresse et un logo.
Enregistrez. L'entreprise apparaît dans la liste, avec son logo, son nombre d'utilisateurs et son nombre de pages partenaires rattachées.
Pas de doublon : si vous saisissez un nom déjà utilisé, Komin vous propose l'entreprise existante plutôt que d'en créer une nouvelle.
SIRET : s'il est renseigné, il doit comporter 14 chiffres valides et être unique dans votre organisation. Les espaces et points sont supprimés automatiquement.
Homonymes : deux entreprises peuvent porter le même nom si leurs SIRET sont différents ; un avertissement s'affiche alors.
Rattacher des pages partenaires
Une même Entreprise Extérieure peut porter plusieurs pages partenaires (par exemple une page par entité d'un grand groupe). Lorsqu'un logo est renseigné sur l'entreprise, il est utilisé sur ses pages partenaires. Chaque utilisateur externe appartient à une seule Entreprise Extérieure.
Modifier ou archiver une entreprise
Vous pouvez modifier ou archiver une Entreprise Extérieure à tout moment. L'archivage ne supprime ni ses utilisateurs ni leurs habilitations.
Personnaliser le branding
Chaque page peut avoir son propre logo ainsi qu'une couleur primaire et une couleur secondaire. Par défaut, la page reprend le branding de votre organisation. Un aperçu en direct vous permet de vérifier le rendu avant d'enregistrer. Un avertissement s'affiche si le contraste entre texte et fond est insuffisant.
Activer les blocs et choisir les Playbooks
Activez ou désactivez chaque bloc (Playbooks, Annuaire) avec son interrupteur. Un bloc désactivé disparaît de la page de vos partenaires dès leur prochaine navigation.
Dans le bloc Playbooks, recherchez et ajoutez les Playbooks à partager. Seuls les Playbooks publics sont proposés dans la liste.
Les Playbooks sont partagés en lecture seule : vos partenaires ne peuvent ni les modifier, ni les commenter. Si un Playbook partagé est dépublié ou supprimé, un message d'indisponibilité est affiché au partenaire.
Inviter et gérer les comptes partenaires
Depuis la page partenaire, invitez un partenaire par e-mail. Il reçoit un lien pour définir son mot de passe.
Suivez le statut de chaque compte : invité, actif ou révoqué. Vous pouvez renvoyer une invitation à un partenaire qui n'a pas encore activé son compte.
Révoquez un compte pour couper son accès immédiatement. Un compte révoqué peut ensuite être réactivé ou supprimé définitivement.
Chaque compte partenaire est rattaché à votre seule organisation : une même adresse e-mail utilisée chez un autre client Komin correspond à un compte indépendant.
Suivre les certifications
Vous pouvez associer une ou plusieurs certifications à un compte partenaire (type, date d'obtention, date d'expiration). Leur statut évolue automatiquement : valide, à renouveler (30 jours avant l'expiration) puis expirée. Une certification sans date d'expiration reste valide. Seuls les Admins peuvent créer ou modifier une certification ; elles sont visibles par les partenaires dans l'Annuaire.
Traiter les demandes d'accès
Vos partenaires peuvent demander l'accès à un ou plusieurs Playbooks de leur page pour un collègue. Ces demandes apparaissent dans la file Demandes en attente, avec le demandeur, le collègue visé et les Playbooks demandés.
Validez la demande : si le collègue n'a pas encore de compte, il est créé et invité automatiquement, puis l'accès aux Playbooks lui est accordé.
Ou refusez-la, en indiquant éventuellement un motif. La demande passe au statut Refusée et le collègue n'est pas notifié.
Dupliquer, suivre l'activité, archiver
Dupliquer : copie les blocs, les Playbooks sélectionnés et le branding, mais jamais les comptes partenaires ni les certifications. La copie est créée en Brouillon sous le nom « [Nom original] (copie) ».
Statistiques : consultez le nombre de connexions et la date de dernière activité par compte. La colonne Dernière activité de l'index affiche « Jamais connecté » tant que la page n'a pas été consultée.
Archiver / supprimer : après confirmation, l'accès de tous les comptes partenaires rattachés est révoqué immédiatement. La suppression est irréversible.