Vous pouvez gérer la visibilité d'un Playbook dans les réglages
Rendez-vous dans les réglages du playbook que vous souhaitez partager puis cliquez sur 'Réglages' et choisissez le mode de partage :
Partagé : tous les utilisateurs de votre organisation peuvent lire le Playbook (auteurs comme lecteurs) en cliquant dessus. Ils sont automatiquement ajoutés à la liste des lecteurs et leur taux de lecture est mesuré et entre dans les statistiques de lecture.
Privé : seuls les utilisateurs invités dans la liste des lecteurs peuvent voir le Playbook dans les dossiers et y accéder en mode lecture.
Public : vous pouvez créer un lien public pour partager le Playbook en dehors de votre organisation. Voir l'article sur les liens publics pour en savoir plus.
Comment inviter un ou plusieurs utilisateurs ?
Ajouter un lecteur individuel
Depuis la page d'edition ou de paramétrage du Playbook, cliquez sur ajouter un utilisateur :
Puis ajoutez l'utilisateur :
Ajoutez l'utilisateur via son prénom pré-enregistré sur Komin ou directement via son adresse mail
Déterminez le statut des invités (lecteur ou auteur)
Ajoutez un commentaire dans votre invitation
CLiquez sur envoyer une invitation (les utilisateurs seront notifiés par mail de l'invitation)
Ajouter une équipe d'utilisateurs
Vous pouvez partager un Playbook à une ou plusieurs équipes entières ce qui permet de s'assurer que chaque nouveau membre de l'équipe reçoive automatiquement la notification d'invitation de tous les Playbook partagés à l'équipe qu'il a rejointe.
Pour cela depuis les réglages du Playbook allez dans l'onglet utilisateurs et cliquez sur "Ajouter une équipe".
Relier un Playbook à un actif
Vous pouvez relier un Playbook à une liste d'actifs qui eux même sont reliés à une ou plusieurs équipes. Relier un Playbook à un actif partage automatiquement le Playbook aux membres des équipes reliées à l'actif et permet de générer un dashboard de suivi de lecture par équipe :
Pour cela allez dans les règles de partage du Playbook et cliquez sur le bouton de modification des actifs liés :
Autres moyens de partage depuis les réglages :
Via un lien public ou privé
Via un QR Code public ou privé
En imprimant ou en exportant un PDF
Ajouter plusieurs actifs en masse
Pour les organisations avec de nombreux sites ou entités, vous pouvez ajouter en masse plusieurs actifs comme destinataires d'un Playbook en quelques clics.
Dans le drawer "Ajouter un actif" des réglages du Playbook, deux raccourcis s'affichent en haut :
Tous les [type d'actif] : pré-sélectionne tous les actifs du type choisi (ex. "Tous les Magasins").
Par parent : choisissez un actif parent pour pré-remplir automatiquement tous ses actifs enfants directs.
Ajustez la sélection si besoin, puis cliquez sur Ajouter.
Une alerte de confirmation indique le nombre de personnes qui recevront une notification d'invitation.
💡 Disponible pour les Admins et Contributeurs. Le bouton est désactivé si tous les actifs du type sont déjà destinataires.