Comment structurer les bibliothèques de Playbooks dans Komin.io ?
Voici les questions à se poser avant de commencer à utiliser Komin.io pour savoir comment organiser les bibliothèques de Playbooks et les modes de diffusion.
Quelles sont vos audiences ?
En fonction de votre audience les moyens de diffusion et d'information seront différents.
Si votre audience est une audience de cadres ou employés de bureaux avec un accès facile à un ordinateur et avec une adresse e-mail, vous pourrez simplement leur partager les Playbooks par mail ou par invitation.
Si votre audience est une audience d'employés ou ouvriers de terrain avec un accès limité à des tablettes ou ordinateurs et sans adresse e-mail professionnel, vous devez alors vous poser plusieurs questions.
Je sais : comment savent-ils qu'ils peuvent accéder aux Playbooks et ce qu'ils peuvent y trouver ?
La première chose dont vous devez vous assurer c'est que vos équipes soient informées de l'existence des Playbooks et de ce qu'elles peuvent y trouver.
Pour cela plusieurs actions peuvent être mises en place :
Information préalable : lors d'une plénière (hebdomadaire, quotidienne, autre). Informer les équipes de l'existence des Playbook, en expliquant si ça remplace des documents existants ou si ça vient en complément en quoi ça les aidera plus (voir Quels sont leurs objectifs et comment les Playbooks peuvent les aider ?).
Management visuel : dans la mesure du possible positionnez dans l'atelier ou sur des supports visibles des rappels avec des QR codes si les appareils sont nomades. Par exemple ces rappels peuvent mentionner Pourquoi, Comment et à quelle fréquence consulter les Playbooks.
Rappels fréquents : soit lors des routines en rappelant ce qui a été mis à jour sur Komin.io soit lors d'évènement particulier (baisse de productivité, évènement de non-qualité, etc.) nécessitant un rappel pour lequel les Playbooks de Komin.io peuvent être pertinents.
Je peux : comment peuvent-ils les consulter facilement et rapidement ?
Assurez-vous que les Playbooks sont facilement accessibles (partagés avec tout le monde, bien publiés).
Pour faciliter la connexion, vous pouvez :
Utiliser les liens de connexion facile (sans adresse e-mail, lire l'article).
Ajouter des QR codes dans l'atelier avec des liens vers les Playbooks les plus utilisés ou leurs bibliothèques.
Ajouter les liens vers Komin.io sur la page d'accueil des tablettes ou mobiles ou sur les navigateurs des appareils présents sur l'atelier.
Je veux : comment les inciter à consulter les Playbooks quand nécessaire ?
Parfois il peut être nécessaire d'inciter vos équipes à consulter les contenus des Playbooks avant que ça ne devienne un réflexe.
Pour cela il y a quelques techniques :
Intégrer dans les Playbooks des informations qu'ils ne peuvent trouver que là-bas ce qui leur permettra de voir les autres contenus.
En cas de question d'une personne dont la réponse est présente dans un Playbook, l'inciter à consulter les Playbook et si besoin poser une question dans le Playbook pour que toutes les équipes puissent bénéficier de la réponse.
Faire des mises à jour régulières et prenez en compte leurs feedbacks, ça leur montrera qu’avec un tel format leur avis et leurs questions comptent.
Quels sont vos objectifs ?
En fonction de vos objectifs, le mode de partage et d'information peut différer.
On distingue en général 3 types d'objectifs : Former, guider, informer.
Former : Apporter une connaissance théorique initiale.
Exemples : accueil formation, accueil sécurité, formation à un nouvel outil.
Fréquence de consultation : 1 fois à l'arrivée ou à la mise en place de l'outil, éventuellement tous les 2/3 ans pour les règles de sécurité.
Objectifs : faire gagner du temps aux managers qui passent souvent du temps à former ou à rappeler les règles de sécurité.
Contenus types : vidéos de formation, quiz de validation.
Organisation des Playbooks : Vous pouvez organiser vos Playbooks de formation soit par équipe, soit par grade, soit par fréquence d'utilisation pour faciliter le travail des auteurs et des personnes qui devront inviter les lecteurs.
Guider : Donner des instructions de travail précises
Exemples : standards, modes opératoires, process, guides d'utilisation.
Fréquence de consultation : À chaque fois que nécessaire (changement de lot, nouveau produit, maintenance, prise de poste, etc.).
Objectifs : augmenter la productivité et la qualité de la production. Faire gagner du temps aux experts. Rassurer les équipes sur le fait de trouver les instructions en cas de doute.
Contenus types : vidéos, images pas à pas, documents de référence, formulaires de remontée de problèmes.
Organisation des Playbooks : pour ce cas d'usage précis, l'organisation des Playbooks est importante car les utilisateurs seront amenés à les chercher souvent. Organisez-les en bibliothèques par site, atelier, ligne de production ou équipe en fonction de votre organisation interne.
Informer : Apporter les informations contextuelles nécessaires à leur travail
Exemples : Newsweek, Mises à jour, etc.
Fréquence de consultation : Tous les jours, semaines ou mois les utilisateurs ont à consulter des Playbooks différents.
Objectifs : faire circuler les informations utiles aux équipes terrain, transmettre des instructions et rappels clairs sans faire perdre du temps aux managers qui doivent les répéter.
Contenus types : vidéo, audio, Textes, formulaires de feedbacks.
Organisation des Playbooks : Pour ce cas précis, l'organisation des Playbooks pour les lecteurs est moins primordiale car ils seront généralement poussés aux utilisateurs et n'auront pas besoin de revenir loin dans le passé. Pour les auteurs, organiser des bibliothèques avec des tags par période peut aider surtout si votre métier suppose une certaine saisonnalité.
Quels sont leurs objectifs et comment les Playbooks peuvent les aider ?
Il est souvent nécessaire de rappeler en quoi vos objectifs de formation et documentation des méthodes de travail sont alignés avec les objectifs individuels des équipes.
En effet, parfois, la volonté de former, guider (et informer dans une moindre mesure) peut être perçue comme un frein immédiat à la productivité car ça peut être perçu comme une distraction inutile.
Pour cela vous pouvez insister sur deux aspects d'un tel outil :
La formation et la documentation visent à les rendre plus productifs et à donner à chacun les mêmes moyens de faire mieux, plus vite, plus facilement.
Investir dans un outil comme Komin c'est investir sur eux et leur donner un forum pour s'exprimer et participer à l'amélioration de l'outil productif et des savoir-faire collectifs.
Il peut être aussi nécessaire de créer une routine pour inciter les équipes à prendre connaissance des mises à jour des Playbooks dont la fonction est de les guider dans leurs tâches.
Par exemple, se connecter à Komin.io à chaque prise de poste pour voir s'il n'y a pas un Playbook mis à jour qui nécessite d'être consulté.
Comment structurer un Playbook dans Komin.io ?
En fonction de vos objectifs la structure des Playbooks ne va pas être la même. Voici quelques exemples de structures types en fonction des 3 objectifs.
Former : Apporter une connaissance théorique initiale.
Vous devez vous assurer que les utilisateurs ont lu 100% des contenus et qu'ils les ont compris, donc n'hésitez pas à conditionner l'obtention d'un certificat à la lecture à 100% de Playbook avec la fonctionnalité certificat.
Exemple de structure :
Introduction : Expliquer ce qu'ils vont apprendre dans quel but (est-ce obligatoire pour obtenir une certification ?). Si besoin présenter l'entreprise et les principales équipes.
Contenus : Varier les formats : vidéo pour expliquer, diaporamas pour rappeler les éléments clés et quiz pour valider les acquis.
Conclusion : Rappeler les concepts clés et si besoin faire un quiz final.
Guider : Donner des instructions de travail précises
Vous devez rendre l'information facile d'accès en cas de question. Pour cela nous recommandons de toujours utiliser la même structure pour tous les Playbooks comme cela, quelle que soit la question que le lecteur se poser, il saura facilement trouver l'information d'un Playbook à l'autre si les structures sont les mêmes.
Exemple de structure :
Introduction : Rappel des règles de sécurité spécifiques et des outils nécessaires.
Pas à pas : Instructions pas à pas en mixant des vidéos générales et des diaporamas d'images annotées (voir comment annoter une image).
Défauthèque : Ajouter un maximum d'images de cas limites qui sont récurrents et préciser des instructions pour les éviter.
Conclusion : Rappeler les contacts clés en cas de problème. Vous pouvez aussi ajouter des formulaires pour permettre aux lecteurs de vous remonter des informations importantes (audit, signalement de problème de qualité, demande de maintenance, etc.). Voir l'article comment ajouter un formulaire.
Informer : Apporter les informations contextuelles nécessaires à leur travail
Vos lecteurs ne liront certainement pas 100% du Playbook et si ce n'est pas le cas au moment ou ils en ont besoin c'est de toute manière trop tard. Par conséquent, vous devez donner les informations clés le plus tôt possible dans le Playbook. Vous pouvez également intégrer des formulaires et gérer vos listes de diffusion avec les équipes.
Exemple de structure :
Introduction : Les informations importantes que les lecteurs ne doivent pas rater
Contenus : Les informations détaillées si besoin d'approfondir. Des liens vers d'autres Playbooks si nécessaire de mettre en valeur des contenus pérennes déjà existants.
Conclusion : Des liens utiles et des formulaires pour collecter des feedbacks.