Attention
Cette fonctionnalité est une option de l'application Komin.io. Assurez-vous auprès de votre utilisateur Admin ou auprès du support Komin que cette option est bien activée.
Qu'est-ce qu'un Workflow de validation ?
Un Workflow de validation est un processus de validation en une ou plusieurs étapes avant lesquels le Playbook doit passer avant de pouvoir être publié. Il permet de signaler aux lecteurs que le Playbook qu'ils lisent a bien été approuvé par les personnes en charges avant la lecture.
En cas d'audit qualité il vous permet également d'apporter la preuve que les contenus qui sont diffusés à vos équipes ont bien fait l'objet d'un processus de validation et que les contenus validés n'ont pu être modifiés ou supprimés. Ce processus peut également faire l'objet d'une version papier avec signature (voir plus).
Macaron de statut de validation du Playbook :
Comment créer un Workflow de validation ?
Créer un groupe de valideur
En cours
Pour le moment contactez le support Komin (via le chat) pour ajouter des utilisateurs au groupe de validation.
Créer un workflow de validation
Activez la validation pour le Playbook en cours dans l'onglet 'Validation' des réglages de votre Playbook (⚙️).
Ajoutez les groupes de validation à votre workflow de validation :
Comment initier la validation et la publication d'un Playbook dans le cadre d'une validation ?
Une fois que votre Workflow de validation est paramétré, vous pouvez faire la demande de validation de votre Playbook avant publication :
Sélectionnez les personnes de chaque groupe de validation que vous voulez contacter pour cette validation (1), ajouter un message à destination des valideurs (2) et envoyez la demande de validation (3).
Une fois la demande envoyée, vous retrouverez les statuts des demandes dans l'onglet "Validation" :
La demande de Refusée
La personne du groupe de Validation 1 reçoit la demande de validation en premier. Si cette demande est refusée alors l'auteur est notifié et la personne du groupe de validation 2 (si plusieurs étapes de validation) ne reçoit pas de notification de demande de validation.
L'auteur du Playbook doit refaire une demande de validation.
La demande est acceptée
La ou les personnes en charge ont validé le Playbook. L'auteur reçoit alors une notification de validation du Playbook et il peut publier le Playbook.
Relancer les valideurs
En cas de non-réponse à la validation d'un Playbook par les personnes en charge, une notification tous les lundis est envoyée aux valideurs et l'auteur peut relancer les personnes à la main à l'aide de la cloche :
Comment fonctionnent les versions et l'historique des Playbooks en cas de validation ?
Avoir un parcours de validation pour les Playbooks suppose qu'en cas de validation en cours ou approuvée, l'auteur ne peut plus modifier le Playbook.
L'auteur doit alors créer une nouvelle version du Playbook pour lequel un processus de validation devra à nouveau être suivi.
En cas de validation d'une nouvelle version de Playbook les valideurs peuvent facilement accéder uniquement aux contenus ajoutés et modifiés depuis la dernière version afin de faciliter leur tâche.
Accéder à l'historique de versions
Pour accéder à la liste des versions il suffit d'aller dans l'onglet "Historique" (1) des réglages du Playbook (⚙️).
Créer une nouvelle version
Pour créer une nouvelle version il suffit de cliquer sur "Crer une nouvelle version" (2) depuis la page historique.
Que se passe-t-il pour les lecteurs d'une nouvelle version ?
Une fois la nouvelle version publiée, tous les auteurs sont transférés de la version précédente à la nouvelle version :
Ils reçoivent une notification les informant de la nouvelle version
Leur taux de progression de lecture et leur score de quiz sont conservés modulo les nouveaux contenus ou contenus modifiés qui sont considérés comme non lus.
Accéder aux informations des versions précédentes
Vous pouvez accéder à une version en lecture seule d'anciennes versions archivées et également voir les statistiques de lecture pour chaque version au moment de son archivage.
Message explicite en cas de verrouillage par le circuit de validation
Lorsqu'un Playbook versionné est verrouillé par son statut de validation (en révision, validé ou publié), toute tentative d'édition affiche désormais un message clair expliquant la raison du blocage, plutôt qu'un blocage silencieux.
Ce message inclut un bouton « Voir en Mode Lecture » qui vous redirige directement vers la lecture du Playbook, pour consulter son contenu sans avoir à chercher comment y accéder autrement.
Signer électroniquement la validation d'un Playbook (certificat de validation)
Si le module Signature électronique est activé pour votre organisation, vous pouvez exiger une signature électronique à certaines étapes de votre Workflow de validation. Les valideurs signent alors un certificat de validation, qui est ensuite joint au PDF exporté du Playbook : plus besoin d'imprimer et de faire signer une version papier.
Exiger une signature à une étape de validation
Dans l'onglet 'Validation' des réglages du Playbook (⚙️), activez l'exigence de signature pour les étapes concernées. Chaque étape peut exiger une signature électronique ou un simple clic de validation.
L'exigence de signature est conservée lorsque vous créez un Playbook à partir d'un modèle.
Signer en tant que valideur
Vous recevez la demande de validation comme d'habitude et pouvez consulter le Playbook avant de vous prononcer.
Dans le panneau de validation, les étapes qui exigent une signature affichent un bouton de signature à la place de la validation habituelle.
Confirmez votre identité puis signez le certificat. Les valideurs signent dans l'ordre des étapes, tous sur le même certificat.
Le refus reste possible sans signature, avec un motif, et interrompt le circuit comme auparavant. Le Playbook ne peut être publié qu'une fois toutes les signatures obtenues.
Retrouver le certificat signé et l'exporter avec le Playbook
Le certificat signé est accessible depuis le résumé du processus de validation, dans l'onglet 'Validation' des réglages du Playbook.
À l'export PDF d'une version certifiée, le certificat signé est automatiquement joint au document : vous obtenez un seul fichier contenant le Playbook et sa preuve de validation. Les options d'export habituelles restent disponibles.
Chaque version conserve son propre certificat.
💡 Le certificat porte toujours sur la version complète du Playbook, même si vous n'exportez qu'une partie des chapitres.
Imprimer et signer une version papier du Playbook après Validation
Une fois le Playbook validé, vous pouvez à tout moment télécharger une version PDF du Playbook pour demander la signature manuscrite ou électronique du Playbook.
