Vaincre la peur de la complexité et de la longueur
On le sait, créer un document de process, un mode opératoire, un protocole, une fiche produit, etc. ça peut être long. On a souvent 2 objections qui nous empêchent d'avancer :
"Ça va me prendre des mois et des mois avant de tout formaliser"
"J'ai peur que ce que je fais ne soit pas au niveau attendu"
Posez-vous les questions légitimes
Alors pour commencer à répondre et avant de vous donner 5 conseils pour aller plus vite, posez-vous ces questions :
Pourquoi est-ce que vous voulez tout formaliser tout de suite ?
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Il n'est pas urgent de perfectionner tous les documents, mais il est essentiel de mettre en place un système d'amélioration continue.
Les procédures ne doivent pas être figées, car si elles ne suivent pas l'évolution du terrain, elles deviennent obsolètes et inutilisées, ramenant à une culture de l'oral.
Quel pourrait être le niveau de documentation minimum attendu ?
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Vous verrez que commencer par une documentation simple et minimale est la meilleure approche.
Chercher l'exhaustivité dès le départ risque de créer des documents trop lourds, difficiles à lire et à modifier.
Il est toujours plus facile d'ajouter du contenu que d'en retirer.
L'objectif est d'obtenir des résultats rapidement comme dans la courbe verte ci-dessous :
Le danger de vouloir tout faire tout de suite
Si vous cherchez à tout documenter avant de publier, vous ne publierez jamais et tout ce que vous avez créé restera inutilisé.
Comme si vous gardiez le fruit de votre production dans votre entrepôt, les documents risquent de devenir obsolètes avant la publication retardant la mise en place de nouvelles habitudes.
Nos 5 conseils pour aller vite
Voici 5 conseils pour créer efficacement des modes opératoires (ou SOPs - Standard Operating Procedures) pour une ligne de production ou une équipe de maintenance, tout en rassurant vos utilisateurs sur le fait que le processus ne sera ni trop long ni infructueux :
1. Commencer par des versions simples et itératives
Plutôt que de viser la perfection dès le début, créez une première version simplifiée du mode opératoire en priorisant les tâches ou les postes les plus courants.
Cela permet de disposer rapidement d’un document de base utilisable.
Ensuite, améliorez-le progressivement en fonction des retours des équipes, évitant ainsi de perdre trop de temps initialement.
Cette approche itérative accélère le processus et rend les résultats visibles rapidement.
2. Impliquer les équipes dès le début
Faites participer chaque équipe (production, maintenance) à l’identification des étapes critiques de leurs tâches quotidiennes.
Les impliquer directement dans la création des SOPs leur permet non seulement de se sentir investis, mais aussi d’accélérer la collecte des informations, car ce sont eux les experts sur le terrain.
Cela vous permettra également d’éviter des allers-retours chronophages.
3. Utiliser des formats visuels simples et engageants
Plutôt que de rédiger des documents trop longs, optez pour des images, des diagrammes, voire des vidéos courtes pour illustrer les étapes du mode opératoire.
Les formats visuels sont plus rapides à comprendre et à suivre pour les équipes sur le terrain, et leur création est souvent moins chronophage que la rédaction détaillée.
4. Standardiser le format des SOPs
Adoptez un modèle standardisé et simple pour tous les modes opératoires. Une structure claire et uniforme (par exemple, titre, objectif, étapes clés, équipements nécessaires, etc.) permet de rédiger plus rapidement et de faciliter la compréhension des utilisateurs.
Une fois ce modèle établi, la rédaction des futurs SOPs sera considérablement accélérée.
5. Mettre en avant les gains à court terme
Expliquez à vos utilisateurs que même un mode opératoire basique peut immédiatement améliorer les performances et réduire les erreurs.
En mettant en avant des exemples concrets de résultats rapides (comme une meilleure coordination ou une diminution des temps d’arrêt), vous montrez que les bénéfices seront visibles bien avant la finalisation complète des SOPs.
Ces conseils devraient vous aider à rassurer vos utilisateurs sur la rapidité et l’efficacité du processus de création des modes opératoires, tout en garantissant des résultats concrets dès les premières étapes.