Les enjeux de l'onboarding pour un collaborateur
L'onboarding est l'un des défis les plus cruciaux pour un employeur et un employé. Pour les employeurs, l'onboarding permet d'améliorer la satisfaction et la performance des employés en leur offrant des outils et des ressources pour réussir dans leur nouvel environnement de travail. Pour les employés, l'onboarding est souvent la première expérience dans une nouvelle entreprise et peut être déterminant pour leur succès sur le long terme.
Que peut apporter l'onboarding ?
Lors du processus d'onboarding, les employés acquièrent des connaissances et des compétences spécifiques, pour s'adapter à de nouveaux processus et à de nouveaux systèmes, pour apprendre à connaître la culture et les valeurs de l'entreprise, et pour comprendre leurs responsabilités et objectifs.
L'onboarding réussi peut apporter :
Productivité accrue : Un bon onboarding permet aux nouveaux membres de l’équipe de comprendre rapidement leur rôle et leurs responsabilités, ce qui les rend plus productifs plus rapidement.
Intégration réussie : Un onboarding bien planifié favorise l’intégration sociale des nouveaux membres, renforçant ainsi leur sentiment d’appartenance à l’équipe.
Réduction du turnover : Une intégration réussie réduit les chances que les employés quittent l’entreprise prématurément en raison de la frustration ou du manque de compréhension de leur rôle.
Meilleure communication : L’onboarding permet d’établir des canaux de communication clairs au sein de l’équipe, améliorant ainsi la collaboration et la coordination.
Alignement sur la culture d’entreprise : Il aide les nouveaux employés à comprendre la culture, les valeurs et les normes de l’entreprise, ce qui favorise une meilleure adhésion.
Comment faire de l'onboarding un succès ?
Une approche cohérente et complète est nécessaire pour garantir le succès de l'onboarding. Voici quelques éléments concrets à ne pas oublier dans un Playbook d'onboarding.
ℹ️ Nos conseils
Avoir une approche en entonnoir du plus large au plus spécifique, ou du plus facile à comprendre au plus compliqué. Ça peut paraître évident mais commencer par "où sont les bureaux et comment s'y rendre" avant de parler de la mission est rassurant pour le nouvel entrant. Car il se pose les questions dans cet ordre.
L'équipe
Commencer par l'humain nous semble fondamental. Quels sont les visages que je vais voir le premier jour ? Avec qui vais-je travailler ?
Faites faire des vidéos très courtes ou les principaux interlocuteurs peuvent se présenter, parler de leur métier, de qui ils sont. L'avantage c'est que ces vidéos peuvent être facilement réutilisables.
Parler également des autres équipes dans l'entreprise. En priorité celles avec qui les recrues vont travailler le plus fréquemment.
L'environnement de travail
Présentez les bureaux, les accès, les lieux les plus fréquentés et les aspects pratiques (badges, horaires, etc.). Même si certains détails peuvent paraître évidents. Ils sont très rassurants pour les recrues. Il est préférable de se répéter (il peut arriver que cet accueil soit redondant avec l'accueil RH) que de mettre une recrue dans la situation ou il doit poser une question qu'il le fera se sentir bête.
ℹ️ Nos conseils
Ici ça peut être intéressant de demander à chacun de parler d'un lieu autour du bureau qu'il aime particulièrement (un restaurant, une salle de sport, un parc, etc.). C'est autant de détails qui aideront les recrues à briser la glace et se sentir accueilli.
La mission
Cette étape est clé. Arriver à définir clairement LA mission des recrues et leur donner des objectifs SMART (Small, Measurable, Accessible, Realistic & Timed) n'est pas uniquement une question d'onboarding mais de pérennité de la collaboration.
Lister clairement la ou les missions des recrues, avec les objectifs chiffrés et les tâches récurrentes que cela suppose va considérablement aider la recrue à se projeter et à ctre opérationnel rapidement.
ℹ️ Nos conseils
Donner une idée de que chaque mission ou tâche peut ou doit prendre dans l'agenda de la recrue. Ca va l'aider à prioriser et à prendre la mesure de l'importance.
Les outils et les ressources
Présenter les outils et les ressources est l'étape la plus rentable pour les recruteurs. Ces contenus sont réutilisables et permettent de faire passer la montée en compétences de 3/6 mois à 1/2 semaine (constaté chez Komin et chez nos clients).
Présentez les outils et des ressources importantes pour le métier des recrues. Soyez le plus visuel possible, utiliser des vidéos de partage d'écran. Ces tutoriels seront très précieux pendant les 6 premiers mois et même pour les équipes en place.
Précisez bien à la recrue qu'il n'a pas besoin de tout retenir et qu'il peut revenir voir ces éléments tout au long de ses missions.
ℹ️ Nos conseils
Mettez toute l'équipe à contribution. C'est presque un prétexte pour demander aux plus experts de formaliser ce qu'ils savent faire et de protéger les savoir-faire qui font la force de votre équipe.
Les premiers jours
Maintenant il faut donner à la recrue de la visibilité sur les jours qui viennent. Il doit pouvoir savoir ce qu'il doit faire lors de son premier jour et au moins la première semaine.
Élaborer un programme sur 3 mois n'est pas recommandé car (1) il est fort probable qu'il ne tienne pas ce qui le décrédibilise et (2) la recrue aura le sentiment qu'il ne fera partie de l'équipe que dans 3 mois.
ℹ️ Nos conseils
Plus vite vous mettrez la recrue en position d'avoir des résultats et de remplir des objectifs en lien avec sa mission, plus rapide sera l'intégration.
Il n'y a rien de pire que des onboarding ou les recrues doivent lire de la documentation pendant 2 semaines avant de commencer à travailler sur sa mission.
Par exemple chez Komin, une nouvelle recrue en tant qu'ingénieur informatique doit mettre en production une nouvelle fonctionnalité à son 2ème jour. Ça le rend opérationnel en 1 semaine vs. 3 mois dans leurs expériences précédentes.
En mettant en œuvre ces pratiques et en s'assurant que les objectifs de l'onboarding sont clairs, les employeurs peuvent être certains que leurs nouveaux employés sont informés, intégrés et prêts à travailler.