Contrôler qui accède à vos dossiers GED
Chaque dossier de la GED dispose désormais de ses propres règles d'accès : lecture, écriture et validation. Cela permet un contrôle granulaire des permissions, particulièrement utile pour les organisations qui ne souhaitent pas donner accès à tous les documents à tous les collaborateurs (secteurs réglementés, pharmacie, industrie...).
Les trois niveaux de droits
Lecture — consulter les documents du dossier
Écriture — ajouter ou modifier des documents dans le dossier
Validation — approuver ou refuser les documents soumis à validation dans ce dossier
Un utilisateur ou une équipe peut recevoir plusieurs niveaux à la fois (par exemple Lecture + Écriture).
Configurer les droits d'accès sur un dossier (Admin)
Depuis la GED, ouvrez le menu contextuel (ou la fiche) du dossier concerné
Sélectionnez « Gérer les accès »
Attribuez un ou plusieurs niveaux de droits (Lecture, Écriture, Validation) à des Équipes et/ou à des Utilisateurs individuels
Enregistrez — les droits s'appliquent immédiatement à tous les documents contenus dans le dossier
Bon à savoir
Seuls les Admins peuvent configurer les droits d'accès. Un utilisateur sans droit de lecture sur un dossier ne le voit pas dans la navigation GED. Si vous retirez tous les droits d'un dossier, l'Admin y reste toujours visible et accessible.
Héritage des droits dans les sous-dossiers
À sa création, un sous-dossier hérite par défaut des droits de son dossier parent. Vous pouvez surcharger ces droits hérités pour personnaliser les accès d'un sous-dossier spécifique — l'interface indique alors si les droits affichés sont « hérités » ou « personnalisés ».
Ce que voit chaque type d'utilisateur
Admin — voit tous les dossiers et configure les droits sur chacun d'eux
Contributeur — voit et interagit selon les droits qui lui sont attribués (lecture, écriture ou validation)
Lecteur — voit uniquement les dossiers pour lesquels il a un droit de lecture, en lecture seule
Guest — n'a pas accès à la GED
Pour en savoir plus sur l'organisation de vos dossiers, consultez Organiser vos documents en dossiers.