Créer et gérer un document GED
Un document GED (GED Item) est l'unité de base de votre bibliothèque documentaire. Il contient un fichier (PDF, image, vidéo, Word, Excel, audio, etc.) et des métadonnées personnalisables pour retrouver vos documents facilement.
Créer un document
Dans la GED, naviguez vers le dossier cible
Cliquez sur Nouveau document
Téléchargez votre fichier (glisser-déposer ou clic) — tous types de fichiers acceptés jusqu'à 500 Mo
Renseignez le titre du document (par défaut : nom du fichier) et les métadonnées configurées par votre organisation
Le document est créé au statut Brouillon
Les champs de métadonnées obligatoires doivent être renseignés avant la création. Si un champ obligatoire est manquant, la création est bloquée avec un message d'erreur.
Modifier les métadonnées
Les métadonnées d'un document ne peuvent être modifiées que lorsqu'il est au statut Brouillon. Une fois soumis à validation, les champs passent en lecture seule.
Ouvrez la fiche du document GED
Modifiez les champs souhaités
Les modifications sont sauvegardées automatiquement (indicateur "Enregistré ✓")
Configurer les champs de métadonnées (Admins)
En tant qu'Admin, vous pouvez personnaliser les champs de métadonnées disponibles pour tous les documents de votre organisation :
Allez dans Réglages > GED
Créez, renommez, réordonnez ou supprimez des champs de métadonnées
Types de champs disponibles : texte libre, date, liste déroulante
Marquez un champ comme obligatoire si nécessaire
Les champs configurés s'appliquent à tous les documents GED de l'organisation.
Naviguer entre documents dans le preview
Depuis le panneau de preview d'un document GED, vous pouvez passer au document suivant ou revenir au précédent sans fermer le panneau.
Les flèches ← Précédent et Suivant → s'affichent dans le panneau de preview
L'ordre de navigation suit celui de la liste du dossier en cours (selon le tri actif au moment de l'ouverture du preview)
Le titre et les métadonnées se mettent à jour automatiquement à chaque navigation
Les flèches sont masquées si le dossier ne contient qu'un seul document.
Choisir un référentiel à l'import
Lors de l'upload de fichiers dans un dossier GED, vous pouvez sélectionner le référentiel de métadonnées à appliquer dès l'import.
Dans la modale d'upload, utilisez le sélecteur Référentiel pour choisir parmi les référentiels disponibles dans votre organisation
Le référentiel du dossier courant est présélectionné par défaut (s'il en a un)
Si l'import crée des sous-dossiers, cochez « Appliquer ce référentiel à tous les dossiers créés » pour garantir une indexation cohérente
Si aucun référentiel n'est configuré dans votre organisation, le sélecteur n'apparaît pas dans la modale d'upload.