Créer et gérer un document GED
Un document GED (GED Item) est l'unité de base de votre bibliothèque documentaire. Il contient un fichier (PDF, image, vidéo, Word, Excel, audio, etc.) et des métadonnées personnalisables pour retrouver vos documents facilement.
Créer un document
Dans la GED, naviguez vers le dossier cible
Cliquez sur Nouveau document
Téléchargez votre fichier (glisser-déposer ou clic) — tous types de fichiers acceptés jusqu'à 500 Mo
Renseignez le titre du document (par défaut : nom du fichier) et les métadonnées demandées par le référentiel du document
Le document est créé au statut Brouillon
Les champs de métadonnées obligatoires pour le référentiel choisi doivent être renseignés avant la création. Si un champ obligatoire est manquant, la création est bloquée avec un message d'erreur.
Une fois l'import terminé et la fenêtre fermée, la fenêtre Nouveau document est réinitialisée : vous pouvez enchaîner immédiatement un nouvel import à partir d'un formulaire vierge.
Modifier les métadonnées
Les métadonnées d'un document ne peuvent être modifiées que lorsqu'il est au statut Brouillon. Une fois soumis à validation, les champs passent en lecture seule.
Ouvrez la fiche du document GED
Modifiez les champs souhaités
Les modifications sont sauvegardées automatiquement (indicateur "Enregistré ✓")
Versions et historique d'un document
Nommer les versions
Vous pouvez donner un nom à chaque version d'un document (par exemple « Révision annuelle 2026 » ou « Mise à jour réglementaire »), en complément de son numéro. Le nom de la version vous aide à identifier rapidement le contenu de chaque révision.
Onglet Versions
L'onglet Versions de la fiche du document liste toutes les versions avec leur numéro : version active, versions précédentes, version en cours de validation et versions refusées (signalées comme telles).
Onglet Historique
L'onglet Historique retrace toutes les actions réalisées sur le document (soumission, approbation, refus, signature…), avec leur auteur et leur date. Chaque entrée indique désormais la version du document concernée, pour savoir précisément sur quelle révision porte chaque action.
Pour consulter les actions de l'ensemble des documents de la GED, utilisez la page Logs (voir l'article « GED — Consulter et exporter les logs »).
Onglet Usage : où et comment le document est utilisé
L'onglet Usage de la fiche du document vous permet de mesurer son utilisation :
Playbooks : la liste des Playbooks dans lesquels le document est cité, avec un lien direct vers chacun d'eux
Exports : la liste des téléchargements du document, avec la date et l'utilisateur ayant effectué chaque export
Consultez cet onglet avant de modifier ou d'archiver un document pour identifier les Playbooks impactés. Pour savoir qui a consulté le document et quand, voir l'article « GED — Suivre les consultations d'un document ».
Configurer les champs de métadonnées (Admins)
En tant qu'Admin, vous pouvez personnaliser les champs de métadonnées disponibles pour les documents de votre organisation :
Allez dans Réglages > GED (paramètres GED)
Créez, renommez, réordonnez ou supprimez des champs de métadonnées
Types de champs disponibles : texte libre, date, liste déroulante
Cliquez sur Options sur un champ pour ouvrir son drawer de réglages
Le drawer Options d'un champ
Toutes les options d'un champ de métadonnée (nom, type, valeurs, référentiels concernés, caractère obligatoire) se règlent désormais dans un seul drawer, qui remplace l'ancienne fenêtre d'édition.
Rendre un champ obligatoire selon le référentiel
Une métadonnée n'est plus simplement « obligatoire » ou « facultative » pour toute l'organisation : son caractère obligatoire dépend du référentiel du document.
Dans le drawer Options du champ, la valeur par défaut est Tous les référentiels
Utilisez la liste déroulante (avec recherche et sélection multiple) pour choisir les référentiels concernés
Pour chaque référentiel sélectionné, indiquez si la métadonnée est obligatoire ou non
Lors de l'import d'un document, seuls les champs prévus pour le référentiel choisi sont demandés.
Naviguer entre documents dans le preview
Depuis le panneau de preview d'un document GED, vous pouvez passer au document suivant ou revenir au précédent sans fermer le panneau.
Les flèches ← Précédent et Suivant → s'affichent dans le panneau de preview
L'ordre de navigation suit celui de la liste du dossier en cours (selon le tri actif au moment de l'ouverture du preview)
Le titre et les métadonnées se mettent à jour automatiquement à chaque navigation
Les flèches sont masquées si le dossier ne contient qu'un seul document.
Choisir un référentiel à l'import
Lors de l'upload de fichiers dans un dossier GED, vous pouvez sélectionner le référentiel de métadonnées à appliquer dès l'import.
Dans la modale d'upload, utilisez le sélecteur Référentiel pour choisir parmi les référentiels disponibles dans votre organisation
Le référentiel du dossier courant est présélectionné par défaut (s'il en a un)
Si l'import crée des sous-dossiers, cochez « Appliquer ce référentiel à tous les dossiers créés » pour garantir une indexation cohérente
Si aucun référentiel n'est configuré dans votre organisation, le sélecteur n'apparaît pas dans la modale d'upload.