Cycle de vie d'un document GED
Chaque document GED suit un cycle de vie structuré avec 5 statuts. Ce cycle garantit une traçabilité complète de chaque étape de validation documentaire — particulièrement adapté aux secteurs réglementés.
Les 5 statuts sont : Brouillon → En validation → En diffusion → Applicable → Archivé
Votre organisation peut choisir d'activer ou désactiver certains statuts intermédiaires (sauf Brouillon et Archivé qui sont toujours actifs). Un statut désactivé est simplement ignoré dans le workflow.
Soumettre un document à validation
Un document ne peut être modifié qu'au statut Brouillon. Pour le faire progresser dans le cycle :
Depuis la fiche du document au statut Brouillon, cliquez sur "Soumettre à validation"
Le statut passe à En validation — les champs deviennent non modifiables
Les validateurs désignés reçoivent une notification
Approuver ou refuser un document
Les Validateurs (Contributeurs avec droit validation ou Admins) voient les boutons Approuver et Refuser sur les documents au statut En validation.
Approuver → le statut avance vers En diffusion (ou le prochain statut actif)
Refuser → saisissez un motif ; le document retourne au statut Brouillon et redevient modifiable ; l'auteur est notifié avec le motif
Chaque décision est tracée dans l'historique du document (validateur, date, motif de refus si applicable).
Faire progresser vers Applicable et Archivé
En diffusion → Applicable : action réservée aux Admins (ou Validateurs selon configuration)
Applicable → Archivé : action réservée aux Admins — un document archivé n'est plus sélectionnable dans les Playbooks
Configurer les statuts actifs (Admins)
Allez dans Réglages > GED > Cycle de vie
Activez ou désactivez les statuts intermédiaires selon votre workflow interne
Un aperçu visuel du workflow vous indique l'impact de vos choix
Désactiver un statut alors que des documents s'y trouvent déclenche un message d'avertissement. Les documents concernés conservent leur statut actuel jusqu'à leur prochaine transition.
Transcription automatique à la validation
Lorsqu'un document GED passe au statut En diffusion ou Validé, Komin génère automatiquement un transcript textuel du fichier en arrière-plan. Ce transcript rend le document exploitable par l'IA Komin — pour la recherche sémantique, la génération de quiz, etc.
La transcription fonctionne pour les formats suivants : PDF, Word, PowerPoint, audio, vidéo, image (OCR).
Le traitement est asynchrone : il se lance en arrière-plan sans bloquer la validation ni l'interface.
Badge « Document transcrit »
Une fois la transcription terminée, un badge apparaît sur la fiche du document dans la GED. Au survol du badge, un tooltip indique : « Document transcrit et utilisable par l'IA ».
Le badge est visible dans la vue liste de la GED et dans la vue détail du document.
Si le fichier n'est pas d'un format supporté, ou si la transcription échoue, aucun badge n'est affiché — le document reste utilisable normalement. Si le document repasse en Brouillon, le transcript est conservé ; une re-validation génère un nouveau transcript.