Cycle de vie d'un document GED
Chaque document GED suit un cycle de vie structuré avec 5 statuts. Ce cycle garantit une traçabilité complète de chaque étape de validation documentaire — particulièrement adapté aux secteurs réglementés.
Les 5 statuts sont : Brouillon → En validation → En diffusion → Applicable → Archivé
Votre organisation peut choisir d'activer ou désactiver certains statuts intermédiaires (sauf Brouillon et Archivé qui sont toujours actifs). Un statut désactivé est simplement ignoré dans le workflow.
Étapes optionnelles : Projet et Accepté
Deux étapes optionnelles peuvent être ajoutées en amont du cycle de vie pour permettre à un utilisateur de proposer un document avant de le produire :
Projet : le document est une proposition (projet de document) soumise à validation
Accepté : le projet a été validé ; le document peut alors être produit puis suivre le cycle de validation habituel
Dans le workflow de validation, chaque étape précise si elle porte sur la validation du projet (statut Projet) ou sur la validation du document (statut En validation).
Soumettre un document à validation
Un document ne peut être modifié qu'au statut Brouillon. Pour le faire progresser dans le cycle :
Depuis la fiche du document au statut Brouillon, cliquez sur "Soumettre à validation"
Le statut passe à En validation — les champs deviennent non modifiables
Les validateurs désignés reçoivent une notification
Approuver ou refuser un document
Seules les personnes explicitement désignées comme validateurs dans le processus de validation du document voient les boutons Approuver et Refuser sur les documents au statut En validation. Disposer de droits Admin ou d'un droit de validation général ne suffit pas : il faut faire partie des validateurs du document.
Approuver → le statut avance vers En diffusion (ou le prochain statut actif)
Refuser → saisissez un motif ; le document retourne au statut Brouillon et redevient modifiable ; l'auteur est notifié avec le motif
Chaque décision est tracée dans l'historique du document (validateur, date, motif de refus si applicable). L'historique indique également la version concernée par chaque action et reprend l'ensemble des étapes de validation.
Versions refusées
L'onglet Versions du document liste toutes les versions, avec leur numéro : la version active, les versions précédentes, la version en cours de validation et les versions refusées, clairement signalées comme telles.
Retrouver les documents à valider
En tant que validateur, vous accédez rapidement à tous les documents qui attendent votre validation :
Une pastille rouge s'affiche à côté de l'icône GED dans la barre de navigation dès qu'un document attend votre validation : vous êtes prévenu sans avoir à ouvrir la GED
La liste Documents à valider, accessible depuis la barre de navigation de gauche, regroupe tous les documents que vous devez valider ; un compteur indique leur nombre
Vous pouvez également filtrer la liste des documents pour n'afficher que ceux qui vous attendent
Sur les cartes des documents, ceux que vous devez valider sont signalés, et le bouton de validation est mis en évidence
Une fois votre validation (ou votre signature) effectuée, la liste se met à jour automatiquement : le document disparaît et le compteur diminue. Lorsqu'il n'y a plus aucun document à valider, la liste affiche un état vide.
Signature électronique aux étapes de validation
Pour renforcer la conformité et l'auditabilité, une étape de validation peut exiger une signature électronique du validateur : l'approbation est alors horodatée et opposable.
Cette fonctionnalité doit être activée pour votre organisation. Elle s'applique aux circuits de validation définis dans le référentiel du document (mode workflow) et uniquement aux documents au format PDF.
Activer la signature sur une étape (Admins)
Allez dans les réglages GED et ouvrez le référentiel concerné
Dans les étapes du workflow de validation, cochez Signature requise sur chaque étape qui doit être signée
Vous n'avez pas de modèle PDF à fournir ni de champs de signature à positionner : il vous suffit d'indiquer si l'étape requiert une signature.
Formats pris en charge
La signature n'est disponible que pour les documents PDF. Si le référentiel comporte une étape signante et que le fichier actif du document n'est pas un PDF (Word, PowerPoint, image, audio, vidéo…), la soumission à validation est bloquée avec un message explicatif. Convertissez votre fichier en PDF avant de le soumettre.
Signer en tant que validateur
Lorsque c'est votre tour, ouvrez le document (par exemple depuis Documents à valider)
Cliquez sur Signer : une fenêtre de signature électronique s'ouvre
Signez le document. La signature vaut validation de l'étape : vous n'avez pas besoin de cliquer ensuite sur Approuver. Le document passe à l'étape suivante et le validateur suivant est notifié par e-mail
Komin génère automatiquement le PDF d'approbation : il reprend le titre du document, le nom de la version, sa date de création et son auteur, puis, pour chaque validateur et dans l'ordre du circuit, son nom, la date et sa signature. Les validateurs suivants signent le même document.
Refuser reste un simple clic, sans signature.
Une seule ligne d'historique par signature
Chaque signature crée une seule entrée dans l'onglet Historique, sous la forme : « [Nom] a signé (étape N) · vN · [statut avant] → [statut après] », avec un lien Document signé. La transition affichée correspond au statut réel du document après la signature (étape suivante du circuit, ou statut final s'il s'agit de la dernière étape). Aucune entrée « a approuvé » n'est ajoutée en plus pour une étape signante.
Sur une étape sans signature, l'approbation garde son entrée habituelle ; un refus reste une entrée distincte.
Retrouver les signatures dans l'onglet Infos
Lorsque la version active d'un document a été soumise à signature, l'onglet Infos de la fiche du document affiche un bloc Signature électronique :
une ligne par signataire, dans l'ordre du circuit : « Signé par [Prénom Nom], le [date et heure] »
pendant un circuit en cours : les signatures déjà recueillies et les signataires restants, avec le statut En attente de signature
un lien Voir la preuve, qui ouvre un aperçu de la preuve de signature directement dans Komin, avec possibilité de la télécharger
Tous les utilisateurs qui peuvent voir le document voient aussi ce bloc et la preuve, sans droit supplémentaire. Le bloc fonctionne également pour les documents signés avant cette évolution.
Si la preuve est encore en cours de récupération auprès du service de signature, le lien affiche « Preuve en cours de génération ». Si le circuit a été annulé (refus ou retour en Brouillon), le bloc indique « Signature annulée ». Si une nouvelle version non signée est publiée, le bloc porte sur la version active ; la signature de la version précédente reste consultable dans l'onglet Versions.
Fin du circuit, refus et retour en brouillon
Lorsque toutes les étapes signantes sont signées, le PDF signé devient la version active et le document passe au statut suivant de son cycle de vie
Un refus ou un retour en Brouillon annule le circuit de signature en cours ; une nouvelle soumission lance un nouveau circuit
Faire progresser vers Applicable et Archivé
En diffusion → Applicable : action réservée aux Admins (ou Validateurs selon configuration)
Applicable → Archivé : action réservée aux Admins — un document archivé n'est plus sélectionnable dans les Playbooks
Accès des Admins aux documents
Un Admin peut ouvrir la fiche de n'importe quel document de la GED de son organisation, y compris dans un dossier sur lequel aucun droit (lecture, écriture ou validation) ne lui a été attribué. Les Contributeurs et Lecteurs restent soumis aux droits d'accès configurés sur chaque dossier.
Configurer les statuts actifs (Admins)
Allez dans Réglages > GED > Cycle de vie
Activez ou désactivez les statuts intermédiaires selon votre workflow interne
Un aperçu visuel du workflow vous indique l'impact de vos choix
Désactiver un statut alors que des documents s'y trouvent déclenche un message d'avertissement. Les documents concernés conservent leur statut actuel jusqu'à leur prochaine transition.
Transcription automatique à la validation
Lorsqu'un document GED passe au statut En diffusion ou Validé, Komin génère automatiquement un transcript textuel du fichier en arrière-plan. Ce transcript rend le document exploitable par l'IA Komin — pour la recherche sémantique, la génération de quiz, etc.
La transcription fonctionne pour les formats suivants : PDF, Word, PowerPoint, audio, vidéo, image (OCR).
Le traitement est asynchrone : il se lance en arrière-plan sans bloquer la validation ni l'interface.
Badge « Document transcrit »
Une fois la transcription terminée, un badge apparaît sur la fiche du document dans la GED. Au survol du badge, un tooltip indique : « Document transcrit et utilisable par l'IA ».
Le badge est visible dans la vue liste de la GED et dans la vue détail du document.
Si le fichier n'est pas d'un format supporté, ou si la transcription échoue, aucun badge n'est affiché — le document reste utilisable normalement. Si le document repasse en Brouillon, le transcript est conservé ; une re-validation génère un nouveau transcript.