Objectif
Inviter des utilisateurs qui n'ont pas d'adresse e-mail sur la plateforme et leur fournir des identifiants de connexion.
Paramétrage des informations des utilisateurs en lecture
Aller dans les réglages ⚙️ de l'organisation
Puis cliquer sur l'onglet "Paramètres"
Sélectionner les champs de connexion et les champs requis pour la création des utilisateurs
Conseils :
Pour les champs de connexion, utiliser un identifiant unique type matricule. Assurez-vous de leur unicité pour chaque utilisateur. Attention aux homonymes.
Pour les champs complémentaires, on conseille d'utiliser au moins le Prénom pour personnaliser l'interface de l'utilisateur à sa connexion.
Étapes clés pour inviter les utilisateurs
Aller dans les paramètres de l'organisation et cliquer sur "Inviter des utilisateurs".
Ajouter les utilisateurs :
Ajouter un identifiant unique (nom, ID, etc.) pour chaque utilisateur. Assurez-vous que chaque identifiant soit différent.
Si paramétré, créer un mot de passe pour l'utilisateur. Ce mot de passe peut être unique pour chaque utilisateur ou identique pour tous les utilisateurs.
Noter le mot de passe car les utilisateurs sans adresse e-mail ne peuvent pas le réinitialiser par e-mail.
Cliquer sur "Sauvegarder"
Une fois les utilisateurs invités et les identifiants communiqués, vous pouvez inviter les utilisateurs à lire vos Playbooks comme c'était des utilisateurs normaux via une URL de connexion personnalisée que vous trouverez ici :
Notes de prudence
Assurez-vous que chaque utilisateur ait un identifiant unique pour éviter les conflits.
Gardez une trace des mots de passe car les utilisateurs ne peuvent pas les réinitialiser seuls.
Vérifiez deux fois les informations avant d'envoyer les invitations pour éviter les erreurs.
Conseils pour l'efficacité
Créez un format standardisé pour les identifiants afin de distinguer facilement les utilisateurs.
Communiquez clairement le processus de connexion aux utilisateurs sans adresses e-mail pour éviter la confusion.
Assurez-vous avec votre conseiller Komin que cette fonctionnalité est bien activée pour votre compte. Si ce n'est pas le cas n'hésitez pas à contacter le support.