Le module Audits vous aide à préparer une certification ou un audit de surveillance : chaque clause de la norme ISO 9001:2015 est rattachée aux documents de votre GED et à vos Playbooks qui y répondent, à un responsable, aux équipes concernées et aux preuves que l'auditeur demandera. Komin peut même lire vos documents pour vous suggérer les liens avec chaque clause.

Seuls les Administrateurs peuvent créer un audit. Depuis la page Audits, cliquez sur Créer un audit (ou Nouvel audit s'il en existe déjà un). L'assistant comporte trois étapes :

L'audit est créé avec le tableau de toutes les clauses de la norme. Pour simplifier la création, le type d'audit (Initial par défaut), la date (le jour de création), l'organisme certificateur (vide) et le titre (« ISO 9001:2015 — date du jour ») sont renseignés automatiquement : vous les modifiez ensuite depuis les paramètres de l'audit.

Depuis la page d'un audit, cliquez sur le bouton en forme d'engrenage pour ouvrir le panneau de paramètres. Vous pouvez y modifier :

Chaque modification est enregistrée dans le journal d'activité. Les informations secondaires de l'en-tête de l'audit sont regroupées derrière une icône « i » afin de tenir sur une seule ligne.

À la fin de l'assistant, Komin lit les documents publiés des dossiers choisis et propose, pour chaque clause, les documents qui semblent y répondre. Vous pouvez quitter la page : le scan continue en arrière-plan et l'audit apparaît dans la liste avec le badge « Scan en cours ».

Dans l'onglet Documents de la fiche d'une clause, chaque suggestion apparaît sur une carte à bordure orange avec le nom du document, son type (GED ou Playbook), un pourcentage de correspondance « non confirmé » et la justification donnée par l'IA. Les suggestions sont triées par confiance décroissante, après les liens déjà confirmés.

Dans le tableau, un badge « N à vérifier » signale les clauses qui ont des suggestions en attente, et « Suggestion seulement » celles qui n'ont encore aucun lien confirmé.

Un Administrateur peut cliquer sur Relancer le scan dans l'en-tête de l'audit pour prendre en compte les documents publiés depuis. La relance n'écrase rien : ce que vous avez confirmé, retiré ou saisi est conservé. Elle ajoute seulement de nouvelles suggestions et met à jour les scores de celles qui sont encore en attente.

Chaque audit apparaît sous forme de carte : titre, date de création, type et date d'audit, et une barre de progression « X sur Y clauses prêtes ». Le pourcentage correspond aux clauses vertes parmi les clauses dans le périmètre (hors sous-items, hors annexe, hors clauses non applicables).

En ouvrant un audit, vous arrivez sur le tableau des clauses, regroupées par section de la norme. Quatre tuiles font office de filtres : Clauses dans le périmètre, Prêtes (vert), À renforcer (orange) et Écarts (rouge). Un clic sur une tuile filtre le tableau.

Pour chaque clause, vous voyez le document lié, le responsable, les équipes concernées et le nombre de preuves. Utilisez la recherche pour retrouver une clause, un document ou une personne. Les clauses qui ont des sous-items peuvent être dépliées directement dans le tableau. Le filtre rapide Mes clauses, dans l'en-tête du tableau, ne liste que les clauses dont vous êtes le responsable.

Un clic sur une ligne ouvre la fiche de la clause dans un panneau latéral, avec six onglets. Vous pouvez en fermer le panneau en cliquant à l'extérieur ou avec la touche Échap.

Les ajouts (équipes, preuves, sous-items) se mettent à jour sans recharger la page, et vous pouvez en ajouter plusieurs à la suite.

Komin calcule automatiquement le feu de chaque clause :

Le feu est recalculé après chaque modification et une fois par jour. Les suggestions de l'IA qui n'ont pas été confirmées ne comptent jamais.

Quand le feu est issu du calcul, le badge « Calculé automatiquement par IA » est affiché, avec un bouton Recalculer pour relancer le calcul après avoir modifié des preuves ou des éléments. Si le calcul ne reflète pas la réalité, un Administrateur peut cliquer sur Modifier à la main et choisir Prêt, À renforcer ou Écart. Le feu est alors marqué « Modifié manuellement » ; vous pouvez à tout moment revenir au calcul automatique par IA.

Pour les clauses de la section 8, un Administrateur peut cliquer sur Marquer non applicable lorsque l'activité n'existe pas dans votre périmètre (par exemple, vous ne concevez pas vos produits). Saisissez la justification écrite que demande la norme : l'auditeur la lira à côté de la clause. La clause est alors exclue du score. Vous pouvez la remettre dans le périmètre à tout moment.

Dans l'onglet Conformité, les Administrateurs peuvent ajouter des recommandations d'amélioration avec une sévérité (Haute, Moyenne, Basse), une source (Komin IA, interne ou auditeur externe), un titre et un détail. Chaque recommandation a un statut, repérable à sa couleur : À traiter, Résolue ou Ignorée. Vous pouvez la modifier directement depuis la liste, et l'archiver lorsqu'elle n'a plus lieu d'être (elle n'est pas supprimée).

Komin peut aussi proposer des recommandations et afficher un résumé IA de l'état de la clause, mis à jour automatiquement après chaque modification. Pensez à relire ces propositions avant de vous y fier.

Sous chaque recommandation, un fil de commentaires permet à un Administrateur ou au responsable de la clause de noter ce qui a été fait, ou pourquoi la recommandation est ignorée. Saisissez votre message puis cliquez sur Commenter (ou appuyez sur Entrée). Un commentaire met à jour le résumé IA et est journalisé. Il n'est plus modifiable après 15 minutes ; il peut être supprimé par son auteur ou par un Administrateur. Si vous passez une recommandation en « Ignorée » sans commentaire, Komin vous invite à expliquer pourquoi.

Si le module Tâches est activé, un Administrateur peut cliquer sur Créer une tâche sur la carte d'une recommandation. Le formulaire est pré-rempli : titre et description de la recommandation, type « Corrective » (sévérité Haute) ou « Améliorative », responsable de la clause, priorité selon la sévérité. Seule l'échéance est à compléter ; elle est proposée la veille de la date d'audit.

La tâche renvoie vers la clause, et la carte de la recommandation affiche son statut (« Tâche : … ») avec un lien. Il n'y a qu'une tâche par recommandation. Les statuts restent indépendants : valider la tâche ne résout pas la recommandation, mais Komin vous propose de la marquer comme résolue.

Le responsable d'une clause, même s'il n'est pas Administrateur, peut alimenter lui-même les preuves des clauses et sous-items dont il a la charge : modifier la description de la preuve, ajouter ou supprimer des fichiers et des liens (uniquement ceux qu'il a ajoutés) et commenter les recommandations. Les autres commandes (lier des documents, responsable, équipes, feu, exclusion, recommandations, sous-items) lui restent masquées. Toutes ses actions sont journalisées à son nom. Si le responsable est remplacé pendant qu'il édite, l'enregistrement est refusé avec le message « Vous n'êtes plus responsable de cette clause ».

Le groupe Annexe A regroupe des items informatifs, lus comme des clauses mais qui ne comptent pas dans le score. Un Administrateur peut en ajouter ou en supprimer.

Le bouton Journal (Administrateurs) ouvre l'historique de tout l'audit dans un panneau aligné sur le reste du module : modifications, lectures, actions de l'IA, avec un code couleur par type d'action et des libellés en français (Édition, Lecture…). Filtrez par type, puis cliquez sur Exporter (CSV) pour fournir la trace à l'auditeur. L'export lui-même est journalisé.